31.05.11 / Verfasser: Jürgen Wust
Im Zuge der zunehmenden Digitalisierung im allgemeinen Geschäftsverkehr stellt sich für viele Mandanten die Frage, inwieweit aufbewahrungspflichtige Geschäftsunterlagen digital aufbewahrt werden können und man sich vom „Papierbüro“ verabschieden kann.
Hierzu hat der Gesetzgeber in § 147 der Abgabenordnung eine entsprechende Regelung geschaffen, die unter bestimmten Voraussetzungen wahlweise eine digitale Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen und die Vernichtung der Originalbelege in Papierform zulässt. Um jedoch steuerlich nachteilige Konsequenzen - wie insbesondere die nachträgliche Versagung des Vorsteuerabzugs aus Eingangsrechnungen aufgrund eines fehlenden Originalbelegs - zu vermeiden, müssen bei der Einrichtung eines digitalen Archivs zur Sicherung der Qualität der digitalen Archivierung u. a. nachfolgende Voraussetzungen erfüllt sein:
- Das Archivierungsverfahren muss den Grundsätzen ordnungsgemäßer datenverarbeitungsgestützter Buchführungssysteme (GoBS) entsprechen. Eine bestimmte Technik ist dabei nicht vorgeschrieben. Zu unterscheiden ist allerdings zwischen originär digitalen Dokumenten (z. B. Datensätze aus einem Buchführungssystem) und digitalisierten analogen Dokumente. Letztere müssen mit einem unveränderbaren Such-, Sortier- und Filterkriterium versehen werden. Das Scannergebnis muss darüber hinaus ebenfalls unveränderbar sein.
- Die digitalisierten Unterlagen müssen mit den ursprünglichen Unterlagen übereinstimmen. Soweit einer farblichen Darstellung Beweisfunktion zukommt (z. B. negative Zahlen in rot dargestellt), muss eine vollständige Farbwiedergabe gewährleistet sein.
- Die digitalisierten Unterlagen müssen jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet können.
Sollten Sie zu diesem Thema weitere Fragen haben, steht Ihnen Ihr Ansprechpartner gerne zur Verfügung.
Herr Jürgen Wust
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