16.12.11 / Verfasser: Jürgen Wust
Nach dem bisherigen Gesetzesstand werden elektronische Rechnungen für Zwecke der Umsatzsteuer nur dann anerkannt, wenn die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts durch eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz oder durch elektronischen Datenaustausch (EDI) gewährleistet ist. Andernfalls kann dem empfangenden Unternehmer der Vorsteuerabzug aus der bezogenen Leistung nicht gewährt werden. Diesen Anforderungen konnte jedoch in der Praxis nur sehr schwer Genüge getan werden.
Durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 werden die Anforderungen nun deutlich niedriger angesetzt. Die neuen Regelungen über die elektronische Rechnungsstellung gelten bereits rückwirkend für Umsätze (Lieferungen, sonstige Leistungen und diesen gleichgestellte Tatbestände), die nach dem 30.6.2011 ausgeführt werden.
Mit der gesetzliche Neuregelung soll aus umsatzsteuerlicher Sicht eine Gleichstellung von Papier- und elektronischen Rechnungen erzielt werden. Eine elektronische Rechnung wird nun als eine Rechnung definiert, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Hierunter fallen Rechnungen, die per E-Mail, im EDI-Verfahren, als PDF- oder Textdatei, per Computer-,Telefax- oder Fax-Server (nicht aber Standard-Telefax) oder im Wege des Datenträgeraustauschs übermittelt werden. Das bisherige Erfordernis der Echtheit der Herkunft und der Unversehrtheit des Inhalts bleiben zwar als abstrakte Voraussetzungen für die umsatzsteuerliche Anerkennung von elektronischen Rechnungen bestehen; jedoch wird auf die darüber hinausgehenden sonstigen Vorgaben für elektronische Rechnungen verzichtet.
Somit sind keine technischen Verfahren mehr vorgegeben, die die Unternehmen bei der Erstellung und Versendung von e-Rechnungen verwenden müssen. Die Regelung ist technologieneutral ausgestaltet. Selbst die Übermittlung als schlichte E-Mail ohne Signatur ist grundsätzlich ausreichend.
Zu beachten ist dabei jedoch, dass die Archivierung von gedruckten Rechnungen in Papierform bei gleichzeitigem Löschen der e-Mail weiterhin zur Versagung des Vorsteuerabzuges führt. Die e-Rechnungen müssen im System nach den Voraussetzungen für die Archivierung digitaler Geschäftsunterlagen gespeichert werden und bei etwaigen Betriebsprüfungen lesbar gemacht werden können.
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Herr Jürgen Wust
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