07.07.11 / Verfasser: Lars Brechtelsbauer
Mit Urteil vom 27.01.2011 hat der 7. Zivilsenat des Bundesgerichtshofes die Rechtsinstitute der Rechtscheinshaftung und des kaufmännischen Bestätigungsschreibens verbunden und auf dieser Grundlage Erklärungen eines nicht Bevollmächtigten für wirksam erachtet.
Dem lag Folgendes zugrunde:
Ein Bauunternehmen hatte im Rahmen einer Ausschreibung ein Angebot abgegeben und hatte sich dann bei den Verhandlungen über den Auftrag, im Zuge derer auch ein Verhandlungsprotokoll unterzeichnet wurde, von einem Mitarbeiter vertreten lassen, der nicht zu Vertragsänderungen bevollmächtigt war. Im Rahmen dieser Verhandlungen ist die Gewährleistungsfrist auf 5 Jahre verlängert worden, so dass sie, wäre das Protokoll nicht wirksam Vertragsbestandteil geworden, abgelaufen gewesen und der Anspruch damit untergegangen wäre.
Hierzu führt das Gericht aus:
„Wenn zwischen dem Auftraggeber und dem Auftragnehmer nach Erteilung des Zuschlags ein Termin zur Erstellung eines Verhandlungsprotokolls vereinbart wird und der Auftragnehmer dazu einen mit der Sache befassten und sachkundigen Mitarbeiter entsendet, muss er sich die rechtsgeschäftlichen Erklärungen dieses Mitarbeiters jedenfalls im Wege der Anscheinsvollmacht zurechnen lassen. Einer Erstellung eines Verhandlungsprotokolls geht regelmäßig eine Vertragsverhandlung voraus, in der es erfahrungsgemäß zu Modifizierungen des bereits durch den Zuschlag zustande gekommenen Vertrages kommen kann. Denn es kann sich die Notwendigkeit erweisen, auf veränderte Vertragsverhältnisse zu reagieren oder noch offene Fragen zu klären. Entsendet der Auftragnehmer zu diesen Verhandlungen einen Mitarbeiter, erzeugt er regelmäßig den Anschein, er werde durch einen Bevollmächtigten vertreten, wenn er das vermeintlich vollmachtlose Verhalten nicht sogar duldet und deshalb eine Duldungsvollmacht anzunehmen wäre. Auf diesen Rechtschein kann der Auftraggeber vertrauen, weil er nicht damit rechnen muss, dass der Auftragnehmer auf eine Einladung zu einer Vertragsverhandlung über den durch Zuschlag zustande gekommenen Vertrag einen vollmachtlosen Vertreter schickt, wenn nicht besondere Umstände vorliegen oder ihm dies sonst verdeutlicht wird.“
Die Rechtslage stellte sich allerdings anders dar, wenn die Einladung des Auftraggebers inhaltlich ausschließlich auf eine bloße Formalität gerichtet ist, mit der ein bereits geschlossener Vertrag lediglich urkundlich fixiert werden soll, in der Verhandlung dann jedoch vom Vertrag abweichende Vereinbarungen getroffen werden, für die der erschienene Mitarbeiter keine Vollmacht besitzt, sie aber gleichwohl im Verhandlungsprotokoll unterzeichnet. Diese Willenserklärung gibt der Mitarbeiter als Vertreter ohne Vertretungsmacht ab; eine Zurechnung nach Rechtscheinsgrundsätzen kommt grundsätzlich nicht in Betracht, weil der Auftragnehmer keinen Rechtschein für eine über die bloße Bestätigung des bereits geschlossenen Vertrages hinausgehende Bevollmächtigung setzt und der Auftraggeber auch kein dahingehendes Vertrauen bilden konnte. Aber auch für diesen Fall stellt das Gericht fest:
„Erhält der Auftragnehmer zeitnah zur Verhandlung über den bereits geschlossenen Vertrag das darüber hinaus erstellte Protokoll und ist aus diesem die Abänderung des Vertrages zu erkennen, ist er in gleicher Weise verpflichtet, den Änderungen zu widersprechen, wie er es wäre, wenn er nach der Vertragsverhandlung ein kaufmännisches Bestätigungsschreiben über das Ergebnis der Vertragsverhandlung erhalten hätte. Er muss der Vereinbarung, die sein Mitarbeiter getroffen hat, nach den zum kaufmännischen Bestätigungsschreiben entwickelten Grundsätzen unverzüglich widersprechen, um zu verhindern, dass sein Schweigen wie eine nachträgliche konkludente Genehmigung behandelt wird und die Vereinbarung mit diesem Inhalt zustande kommt. ... Diese Grundsätze sind zwar nicht direkt anwendbar, weil ein Protokoll über eine nach Vertragsschluss durchgeführte Verhandlung über den geschlossenen Vertrag kein kaufmännisches Bestätigungsschreiben ist. Es kommt einem solchen Schreiben inhaltlich und seinem Zweck nach, aber so nahe, dass es gerechtfertigt ist, die Grundsätze zum kaufmännischen Bestätigungsschreiben entsprechend anzuwenden. Denn das Verhandlungsprotokoll wird gerade zu dem Zweck erstellt, die Vertragsverhandlungen und deren Ergebnis zu bestätigen und schriftlich zu dokumentieren.“
Im Folgenden führt das Gericht die theoretischen Erwägungen hierzu nochmals näher aus. Für die Praxis bedeutet dies, dass die Entsendung eines nicht mit entsprechenden Vollmachten ausgestatteten Mitarbeiters zu Verhandlungen einen Unternehmer nicht davor schützt, dass ihm dessen Aussagen vor Ort als Vertragsänderung zugerechnet werden. Zum einen ist nach obigen Grundsätzen nochmals festgehalten, dass, wenn klar ist, dass Vertragsverhandlungen und insbesondere Änderungen von vorausgegangenen Festlegungen besprochen werden sollen, ein Vertragspartner davon ausgehen darf, dass der entsandte Mitarbeiter entsprechend bevollmächtigt ist, so dass eine ausdrückliche negative Klarstellung zusätzlich notwendig wäre, um das Zustandekommen von Vertragsänderungen zu vermeiden.
Selbst wenn aber nicht von vornherein klar ist, dass im Rahmen einer Besprechung auch Vertragsänderungen Gegenstand sein sollen und daher dieser Rechtschein nicht eingreift, kann über die Zusendung eines Protokolls das dort Besprochene wirksam Vertragsinhalt werden, wenn dem nicht sofort ausdrücklich widersprochen wird.
Es ist daher darauf zu achten, dass sämtlicher Schriftverkehr immer zeitnah von inhaltlich auch entsprechend im Thema stehenden Mitarbeitern geprüft und insbesondere, soweit Verhandlungen – und sei es auch nur am Telefon – vorausgegangen sind, Behauptungen zu einem abweichenden Vertragsinhalt sofort widersprochen wird. Dass der Bundesgerichtshof Missbräuchen durch Übersendung von entsprechenden Bestätigungsschreiben ohne entsprechende gemeinsame vorherige Willensbildung Tür und Tor öffnet, muss wohl als Tatsache akzeptiert werden. Grundsätzlich sollten danach zu Verhandlungen mit einem potentiellen Vertragspartner nur Mitarbeiter entsandt werden, die tatsächlich auch entscheidungsbefugt sind und entsprechende Erklärungen auch abgeben können und sollen, und das Ergebnis dann jeweils in einem eigenen Schreiben an den Vertragspartner fest gehalten werden.
Die Vermeidung nicht gewollter rechtswirksamer Bindungen im Zusammenhang mit Vertragsverhandlungen wird durch obige Rechtsprechung letztlich wiederum aufwändiger.
Herr Lars Brechtelsbauer
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